Wij hebben per direct een positie als allround Office Manager beschikbaar. Aanmelden kan door CV en motivatiebrief te sturen naar info@degroenegrachten.nl. Deadline: woensdag 19 september 20.00 uur.

Zorg jij ervoor dat alles in onze organisatie soepel verloopt, en draag jij zo bij aan het verduurzamen van Nederland? Bij De Groene Grachten hangt een ambitieuze werksfeer, veel vrijheid en verantwoordelijkheid en natuurlijk de allerleukste collega’s. Klinkt dit als iets voor jou en wil je met volle 100% meewerken aan onze missie? Kijk dan of jij goede energie krijgt van de vacature voor Office Manager en wie weet zien we je snel op ons prachtige kantoor in het Koninklijk Instituut voor de Tropen.

De werkzaamheden
De Groene Grachten is een ingenieursbureau dat werkt aan het verduurzamen van historische panden in het hele land. Onze nieuwe Office Manager zorgt ervoor dat het team van zo’n 10-12 personen efficiënt kan werken aan onze missie. Jij zet je energie in om het Groene Grachten kantoor het leukste én duurzaamste kantoor van Nederland te maken. Als Office Manager ben jij het visitekaartje van De Groene Grachten en zorg jij ervoor dat alles op ons kantoor goed geregeld is. Van het ontvangen van gasten tot het organiseren van de leukste teamuitjes, van ondersteuning bij de boekhouding tot een helpende hand bieden aan collega’s. Je houdt ervan om dingen tot in de puntjes te organiseren en daarbij mensen en projecten bij elkaar te brengen. Jij wordt blij van blije collega’s en een opgeruimd kantoor. Je bent een belangrijk onderdeel van het team, ondersteunt op allerlei verschillende fronten, en voert ook zelfstandig taken uit die direct bijdragen aan onze doelen. De werkzaamheden bestaan uit:

  • Boekhouding uitvoeren, zoals grootboekadministratie, beheer debiteuren en crediteuren, inboeken facturen, uitvoeren betalingen, voorbereiden belastingaangiftes (systemen New Views en Exact);
  • Zelfstandig uitvoeren van ondersteunende taken voor het team en de directeur, bijvoorbeeld inplannen afspraken, redigeren voorstellen en rapportages, afhandeling telefoon en ontvangen bezoek, beheren info-mail, voorbereiden vergaderingen en notuleren, bijhouden actielijsten, opmaken, versturen en beheren offertes en facturen;
  • Secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals beheren contact met KvK, verzekeraars en andere contractanten, bijhouden CRM (Pipedrive), afhandeling post, en personele zaken zoals loonadministratie en ziekteregistratie;
  • Inrichting van het kantoor, facilitaire zaken, inkoop kantoorartikelen;
  • Aanspreekpunt voor softwaresystemen zoals urenregistratie in Harvest, planning in Forecast, inregelen instellingen op laptop (Microsoft office, mail, agenda, dropbox, etc.);
  • Je bent verantwoordelijk voor administratieve officewerkzaamheden en medewerkers HR-processen (bijvoorbeeld: toegangspassen, informatievoorziening omtrent afsluiting kantoor, veiligheid, verzekeringen etc);
  • Organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
  • Verschillende communicatieve werkzaamheden, zoals updaten website, opmaken nieuwsbrieven, social media.

Opleiding, ervaring en vaardigheden:

  • HBO werk- en denkniveau met minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke rol als Office / Facilitair Manager, waarbij je een kleine organisatie of team hebt ondersteund;
  • Je kunt uit de voeten met boekhoudprogramma’s;
  • Gedegen kennis van computerprogramma’s, zoals office (Word, Excel, PowerPoint), CRM systemen en andere software (hierboven genoemd);
  • Ervaring met organiseren van evenementen en bijeenkomsten;
  • Een duurzaam hart;
  • Ervaring met communicatieve werkzaamheden is niet vereist maar een pré. Ook grafische vaardigheden zijn een pré;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (schriftelijk en gesproken).

Persoonlijke kenmerken:

  • Je bent sociaal en altijd vrolijk;
  • Je krijgt energie van ad-hoc inspringen in uitdagingen en bedenkt een passende oplossing voor ieder probleem;
  • Je bent een aanpakker en houdt van simpele maar duidelijke communicatie;
  • Je behoudt het overzicht en weet prioriteiten te stellen;
  • Je vindt het leuk om te regelen en organiseren;
  • Je bent stressbestendig, werkt zelfstandig en gestructureerd;
  • Je werkt graag in een team, helpt graag anderen, en bent collegiaal;
  • Je bent 2 tot 3 dagen per week beschikbaar (halve dagen kunnen ook);
  • Je kunt idealiter per september/oktober beginnen.

Procedure
Deze vacature wordt bij voorkeur zo spoedig mogelijk ingevuld en is beschikbaar op basis van 2 tot 3 dagen pr week. Heb je interesse? Stuur dan je motivatie (max 1 A4) en cv naar info@degroenegrachten.nl. Deadline: woensdag 19 september 20.00 uur. Voor meer informatie kun je bellen met Suze Gehem op 06-12864701. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Over De Groene Grachten
De Groene Grachten is adviseur en procesbegeleider in het verduurzamen van historische panden, van kerk tot woning en van museum tot fort. Wubbo Ockels en Suze Gehem richtten de organisatie op met de volgende woorden: “Als zelfs een eeuwenoud grachtenpand duurzaam kan, dan kan het toch overal!”. Met de opgedane specialistische kennis over het verduurzamen van oude gebouwen, is De Groene Grachten inmiddels actief voor pandeigenaren in het hele land, voor zowel particuliere als zakelijke markt. In de afgelopen jaren werkte De Groene Grachten aan het verduurzamen van honderden projecten. Enkele voorbeelden zijn: de Zaanse Schans, studentenvereniging L.A.N.X., en Koninklijk Instituut voor de Tropen. Zie ook het filmpje:

Recent Posts